Algemene voorwaarden

Deze zijn van toepassing op bureaus, kantoren, vergaderzalen en maatschappelijke zetel service die wij aan u leveren.

1. Algemene overeenkomst:

1.1. Aard van een overeenkomst: ieder center blijft te allen tijde in ons bezit en beheer. U AANVAARDT DAT EEN OVEREENKOMST GEEN HUURDERSBELANG, OPSTALRECHT OF ANDER BELANG IN ONROEREND GOED IN UW VOORDEEL CREËERT IN VERBAND MET DE ACCOMMODATIE. Verblijf door u is het zakelijke equivalent van een overeenkomst voor accommodatie in een hotel. Wij verlenen u het recht om het gebruik van het center te delen met ons en met andere klanten.

1.2. Huisreglement: de huisregels, die in deze algemene voorwaarden zijn opgenomen, zijn in eerste instantie opgesteld en worden gehandhaafd opdat alle klanten in een professionele omgeving kunnen werken. (zie bijlage “huisreglement”)

1.3. Beschikbaarheid bij aanvang van een overeenkomst: indien door enig betreurenswaardige reden wij de in een overeenkomst vermelde services of accommodatie in het center niet kunnen verlenen, zijn wij jegens u niet aansprakelijk voor enig verlies of schade, maar u kunt naar een van onze andere centers verhuizen (afhankelijk van beschikbaarheid), de aanvang van de overeenkomst uitstellen of deze annuleren. 1.4. STILZWIJGENDE VERLENGING: ALLE OVEREENKOMSTEN WORDEN STILZWIJGEND VERLENGD VOOR OPEENVOLGENDE PERIODEN VAN GELIJKE DUUR ALS DE HUIDIGE PERIODE TOTDAT WIJ OF U DE OVEREENKOMST BEËINDIGEN, ZODAT WE ONZE SERVICES DOELTREFFEND KUNNEN BEHEREN EN EEN NAADLOZE CONTINUÏTEIT VAN DEZE SERVICES KUNNEN GARANDEREN. ALLE PERIODEN LOPEN TOT DE LAATSTE DAG VAN DE MAAND WAARIN DEZE ANDERSZINS ZOUDEN VERLOPEN. DE KOSTEN VOOR ENIGE VERLENGING ZIJN VOLGENS DE DAN GANGBARE MARKTPRIJS. INDIEN U EEN OVEREENKOMST NIET WENST TE VERLENGEN, KUNT U DEZE EENVOUDIG ANNULEREN VANAF DE IN DE OVEREENKOMST VERMELDE EINDDATUM, OF OP HET EINDE VAN ENIGE UITBREIDINGS- OF VERLENGINGSPERIODE, DOOR VOORAFGAANDE KENNISGEVING AAN ONS. KENNISGEVING DIENT TE WORDEN VERSTREKT VIA INFO@PLACE2WORK.BE. DE VERPLICHTE OPZEGGINGSTERMIJNEN ZIJN ALS VOLGT:

Periode: Opzeggingstermijn

Contract op maandbasis: kennisgeving niet minder dan 1 maand vanaf de eerste dag van enige kalendermaand

Contract van één jaar of meer: niet minder dan 3 maanden vóór het einde van de periode.

1.5. Wij kunnen besluiten een overeenkomst niet te verlengen. In een dergelijk geval brengen wij u per e-mail op de hoogte met inachtneming van dezelfde opzeggingstermijnen zoals hierboven beschreven.

1.6. Indien het center niet langer beschikbaar is: in het geval dat wij de services en accommodatie permanent niet meer kunnen verlenen in het in een overeenkomst vermelde center, bieden wij u accommodatie aan in een van onze andere centers. In het onwaarschijnlijke geval dat wij geen alternatieve accommodatie kunnen vinden die voor u aanvaardbaar is, wordt uw overeenkomst beëindigd en betaalt u enkel de maandelijkse kosten tot die datum en voor enige aanvullende services die u hebt gebruikt.

1.7. Een overeenkomst onmiddellijk beëindigen: wij kunnen een overeenkomst onmiddellijk beëindigen door kennisgeving aan u indien (a) u insolvabel wordt of failliet gaat; of (b) u onherstelbaar inbreuk pleegt op een van uw verplichtingen, of waarvoor wij u een kennisgeving hebben verstrekt om deze te herstellen en die u hebt verzuimd te herstellen binnen 14 dagen na die kennisgeving; of (c) uw gedrag, of dat van iemand in het center met uw toestemming of op uw uitnodiging, onverenigbaar is met gewoon kantoorgebruik en (i) dit gedrag voortduurt ondanks het verstrekken van kennisgeving aan u, of (ii) dit gedrag wezenlijk genoeg is (naar onze redelijke mening) om onmiddellijke beëindiging te rechtvaardigen; of (d) u inbreuk maakt op de bepaling “Wettelijke naleving” hieronder. Indien wij een overeenkomst beëindigen voor een van de redenen waarnaar in deze bepaling wordt verwezen, ontslaat dit u niet van enige financiële verplichting, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het restant van de periode waarvoor uw overeenkomst zou hebben geduurd indien wij deze niet hadden beëindigd.

1.8. Wanneer een kantoorovereenkomst eindigt: wanneer een overeenkomst eindigt, moet u onmiddellijk uw accommodatie ontruimen en deze in dezelfde staat en toestand verlaten als toen u deze betrok. Bij uw vertrek of indien u kiest naar een andere kamer binnen een center te verhuizen, brengen wij vaste kantoorherstelservicekosten in rekening voor normale schoonmaak en enige gemaakte kosten voor het terugbrengen van de accommodatie in de oorspronkelijke staat en toestand. Wij behouden ons het recht voor bijkomende redelijke kosten in rekening te brengen voor enige noodzakelijke reparaties die niet onder normale slijtage vallen. Indien u enig eigendom in het center achterlaat kunnen wij ons ervan ontdoen op uw kosten en op enigerlei wijze die wij kiezen zonder verantwoordelijkheid jegens u verschuldigd te zijn voor het eigendom of enige opbrengst uit de verkoop. Indien u de accommodatie blijft gebruiken nadat een overeenkomst is beëindigd, bent u verantwoordelijk voor enig verlies of enige aanspraak of aansprakelijkheid die wij kunnen oplopen, veroorzaakt door uw verzuim tot tijdige ontruiming.

1.9. Toepasselijk recht: De overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch Recht. Alleen de rechtbanken van Dendermonde zijn bevoegd. Aldus opgemaakt te Asse op  bovenvermelde offertedatum in twee exemplaren waarvan één voor de klant en één voor de dienstverlener.

1.10. Onderhuur: Het is de klant verboden de bureau-ruimte geheel of gedeeltelijk onder te verhuren.

1.11. Gebruik: Er zal slechts 1 persoon gebruik kunnen maken van de bureau-ruimte, nl de persoon die deze overeenkomst ondertekend of de persoon die door deze persoon aangesteld wordt. Een bijkomende persoon per bureau-ruimte kan aangevraagd worden mits bijbetaling. Deze persoon heeft dezelfde rechten en plichten als de klant en ontvangt eveneens een badge voor de inkomdeur. Hij gebruikt dezelfde bureau en toebehoren als de ondergetekende.

1.12. Wijziging gegevens: Bij adres, contact, mail -of naamswijziging van het bedrijf dient de dienstverlener steeds op de hoogte gebracht worden.

2. Gebruik van de centers:

2.1. Bedrijfsvoering: u mag geen bedrijf runnen dat met ons bedrijf concurreert in het aanbieden van kant-en-klare kantoren en flexwerken. U mag onze naam (of die van onze partners) op geen enkele wijze gebruiken in verband met uw bedrijf. Het is u enkel toegestaan het adres van een center te gebruiken als uw statutaire zetel indien dit wettelijk is toegestaan én indien wij u voorafgaande schriftelijk toestemming hebben gegeven (gezien de bijkomende administratie kunnen voor deze service bijkomende kosten in rekening worden gebracht). U mag de accommodatie enkel gebruiken als kantoor voor zakelijke doeleinden. Indien wij besluiten dat een verzoek tot enige specifieke service bovenmatig is, behouden wij ons het recht voor aanvullende kosten in rekening te brengen. Om ervoor te zorgen dat het center voor iedereen een prettige werkomgeving is, verzoeken wij u vriendelijk enig bovenmatig bezoek door het publiek te beperken.

2.2. Accommodatie:

2.2.1. Toegang: elke huurder krijgt één toegangsbadge en de sleutels van zijn kantoor (bureau, kasten en ladeblok). Deze badge/sleutels blijven ten allen tijden eigendom van de dienstverlener. Verlies ervan dient onmiddellijk gemeld te worden via info@place2work.be. 

2.2.2. Gemeenschappelijke ruimtes, coworking en vergaderzalen:

                          – hou de temperatuur voor iedereen aangenaam +- 21°C.

                          – gebruik een headset/oortjes tijdens een lang gsm gesprek of video call.

                          – maximaal twee schermen per bureau.

                          – deze ruimte dient steeds netjes achtergelaten worden.

2.2.2. Camera’s: de huurder zal altijd toezien dat dat de inkomdeur dicht is, dit is bedoeld om de veiligheid van personen en zaken in het business center te waarborgen. Om deze reden is er eveneens camerabewaking in het business center en de klant is hiervan op de hoogte. Beelden kunnen opgevraagd worden bij diefstal of beschadiging en eventueel als bewijsmateriaal aan de bevoegde instanties doorgegeven worden. De opnames zullen enkel en alleen om deze redenen bekeken worden en de privacy van de betrokken personen zal nooit in het gedrang komen.

2.2.3. Functie van de kantoorruimte: het bureau fungeert enkel als kantoorruimte. Niet als commerciële ruimte, handelsruimte, opnamestudio of andere activiteiten die niet in lijn liggen met kantoorwerk.

2.2.4. Schade: u bent aansprakelijk voor enige schade veroorzaakt door u of door diegenen in het center met uw toestemming, hetzij expliciet of impliciet, met inbegrip van, maar niet beperkt tot alle werknemers, onderaannemers en/of vertegenwoordigers.

2.2.5. Wijzigingen van de indeling: de indeling van elk bureau/kantoor dient behouden te blijven zoals bij de start van de overeenkomst. Wijzigingen dienen steeds voorgelegd en goedgekeurd worden door de dienstverlener.

2.2.6. IT-installaties: wij zijn zeer trost op onze IT-infrastructuur en het onderhoud ervan en daarom mag u geen enkele bekabeling, IT of telecommunicatieverbindingen installeren zonder onze toestemming, die wij naar ons absolute inzicht kunnen weigeren. Als een voorwaarde van onze toestemming moet u ons toestaan toezicht te houden bij enige installatie (bijvoorbeeld IT of elektrische systemen) en te controleren dat dergelijke installaties het gebruik van de accommodatie door andere klanten of door ons of door enige verhuurder van het gebouw niet hinderen. Kosten voor installatie of deinstallatie zijn voor uw rekening.

2.2.7. Gebruik van de accommodatie: een overeenkomst vermeldt de accommodatie die wij in eerste instantie toewijzen voor uw gebruik. U hebt een niet-exclusief recht op de aan u toegewezen ruimtes. Voor een efficiënt beheer van het center moeten wij mogelijk af en toe andere accommodatie aan u toewijzen, maar deze heeft een redelijk gelijke grootte en wij stellen u van tevoren in kennis met betrekking tot een dergelijke andere accommodatie.

2.2.8. Toegang tot de accommodatie: om een hoogwaardige dienstverlening te handhaven, moeten wij mogelijk uw accommodatie betreden en wij kunnen dit op ieder moment doen, met inbegrip van maar niet beperkt tot, in een noodgeval, voor schoonmaak en inspectie en voor het opnieuw verkopen van de ruimte indien u kennisgeving van beëindiging hebt verstrekt. Wij streven er altijd naar al uw redelijke beveiligingsprocedures voor het beveiligen van de vertrouwelijkheid van uw bedrijf te respecteren. 

2.2.9. Andere centers: u hebt toegang tot alle deelnemende centers tijdens standaard bedrijfstijden, na afspraak en afhankelijk van beschikbaarheid.

2.2.10. Maatschappelijke zetel: u mag geen enkel center als uw zakelijk adres gebruiken zonder een bijbehorende “maatschappelijke zetel” overeenkomst. Enig gebruik van het adres van het center op een dergelijke wijze resulteert in een automatische inschrijving op het “maatschappelijke zetel” product voor dezelfde periode als uw kantoor en ontvangt dienovereenkomstig een factuur hiervoor.

2.4. Wettelijke naleving: u moet alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven tijdens uw bedrijfsvoering. U mag niets doen wat het gebruik van het center door ons of door anderen kan hinderen (met inbegrip van maar niet beperkt tot politieke campagnes of immorele activiteiten), enige overlast of hinder veroorzaken, of verlies of schade veroorzaken voor ons (met inbegrip van reputatieschade) of voor enige belanghebbende van het gebouw. Indien enige overheidsinstantie of ander wetgevend orgaan aan ons heeft medegedeeld dat er een redelijk vermoeden bestaat dat u vanuit het center criminele activiteiten ontplooit, of u enige overheidssancties zijn of worden opgelegd, dan zijn wij gerechtigd al uw overeenkomsten met onmiddellijke werking te beëindigen. U erkent dat enige inbreuk door u op deze bepaling een wezenlijke tekortkoming vormt, waardoor wij gerechtigd zijn uw overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling te beëindigen.

2.5. Ethisch handelen: zowel wij als u leven te allen tijde alle toepasselijke wetgeving tegen slavernij, omkoping en corruptie na.

2.6. Gegevensbescherming: u erkent dat wij persoonsgegevens van u en uw werknemers kunnen verzamelen en verwerken waar strikt noodzakelijk voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving en voor het doeltreffend kunnen verlenen van services aan u. U erkent en aanvaardt dat dergelijke persoonsgegevens overgedragen of toegankelijk gemaakt kunnen worden aan alle entiteiten van onze groep, ongeacht hun locatie, voor de doeleinden van het verlenen van de services, in elk geval overeenkomstig alle toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

2.7. Werknemers: wij hebben vermoedelijk allebei veel geïnvesteerd in de opleiding van ons personeel, derhalve zal geen van ons beiden het personeel van de ander werkzaam in het center doelbewust verzoeken tot indiensttreding of dit aanbieden (noch gedurende 3 maanden na het einde van hun dienstverband). Indien een van ons inbreuk pleegt op deze bepaling betaalt de inbreuk makende partij op verzoek het bedrag van 6 maanden salaris van enige betrokken werknemer aan de ander ter compensatie van de ander voor personeelstraining en investeringskosten.

2.8. Geheimhouding: de bepalingen in deze overeenkomst zijn vertrouwelijk. Geen van ons mag deze bekendmaken zonder de toestemming van de ander, tenzij wij daartoe bij wet of door een overheidsinstantie worden verplicht. Deze verplichting blijft na beëindiging van deze overeenkomst voor een periode van 3 jaar bestaan.

2.9. Overdracht: een overeenkomst is voor u persoonlijk en kan niet worden overgedragen aan iemand anders zonder voorafgaande toestemming van ons, tenzij een dergelijke overdracht wettelijk verplicht is. Wij zullen onze toestemming voor overdracht aan een partner echter niet op onredelijke wijze weigeren. Wij kunnen enige overeenkomst en alle door u verschuldigde bedragen ingevolge een overeenkomst overdragen aan enig lid van onze groep.

2.10. Toepasselijk recht: een overeenkomst wordt geïnterpreteerd en afgedwongen in overeenstemming met de wet van de plaats waar het center zich bevindt, anders dan in een paar specifieke rechtsgebieden die in de huisregels zijn beschreven. Wij en u aanvaarden beiden de exclusieve rechtsbevoegdheid van de rechtbanken van dat rechtsgebied. Indien enige bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of onafdwingbaar wordt bevonden onder de toepasselijke wetgeving, blijven de andere bepalingen onverminderd van kracht.

2.11. Huisreglement: De klant bevestigd de huisregels te hebben ontvangen als bijlage van deze overeenkomst en deze te lezen en goed te keuren en te aanvaarden en op te volgen. Bij niet naleving van één of meerdere huisregels kan de dienstverlener de overeenkomst ten alle tijde schorsen en/of stopzetten (zie bijlage “huisregelement”).

3. Onze aansprakelijkheid jegens u en verzekering:

3.1. De omvang van onze aansprakelijkheid: voor zover maximaal toegestaan onder de toepasselijke wetgeving zijn wij niet aansprakelijk jegens u ten aanzien van enig verlies dat of schade die u lijdt in verband met deze overeenkomst, met inbegrip van maar niet beperkt tot enig verlies of schade voortkomend uit ons verzuim een service te verlenen vanwege een mechanisch defect, staking of een andere gebeurtenis buiten onze redelijke invloed, tenzij wij opzettelijk of door nalatigheid hebben gehandeld. In geen geval zijn wij aansprakelijk voor enig verlies of enige schade totdat u ons schriftelijk in kennis stelt en ons een redelijke termijn voor herstel geeft. Indien wij aansprakelijk zijn wegens het tekortschieten in de verlening van enige service ingevolge deze overeenkomst, behoudens de onmiddellijk hierna vermelde uitsluitingen en beperkingen, zullen wij enige werkelijke en de redelijke aanvullende kosten die u hebt gemaakt voor het elders verkrijgen van dezelfde of vergelijkbare dienst vergoeden.

3.2. Uw verzekering: het is uw verantwoordelijkheid te zorgen voor verzekering voor eigendom dat u naar het center brengt, voor enige post die u verzendt of ontvangt en voor uw eigen aansprakelijkheid jegens uw werknemers en derden. Wij raden u ten zeerste aan dergelijke verzekeringen af te sluiten.

3.3. IT-diensten en -verplichtingen: hoewel wij protocollen voor de beveiliging van het internet hanteren en streven naar het leveren van een naadloze internetconnectiviteit DOEN WIJ GEEN ENKELE VERKLARING EN KUNNEN WIJ GEEN ENKEL ONDERHOUDEN NIVEAU VAN CONNECTIVITEIT VAN ONS NETWERK OF VAN HET INTERNET GARANDEREN, NOCH HET BEVEILIGINGSNIVEAU VAN IT-INFORMATIE EN GEGEVENS DAT U HIERVOOR HANTEERT. U dient de beveiligingsmaatregelen (zoals versleuteling) te nemen die u gepast acht voor uw bedrijf. Uw enig en exclusief rechtsmiddel in verband met problemen met verminderde connectiviteit binnen onze redelijke invloed is dat wij het problemen binnen een redelijke termijn verhelpen na kennisgeving van u aan ons.

3.4. UITSLUITING VAN GEVOLGSCHADE: WIJ ZIJN ONDER GEEN ENKELE OMSTANDIGHEID OP ENIGE WIJZE AANSPRAKELIJK JEGENS U VOOR BEDRIJFSVERLIES, WINSTDERVING, VERLIES VAN VERWACHTE BESPARINGEN, VERLIES VAN OF SCHADE AAN GEGEVENS, AANSPRAKEN VAN DERDEN OF ENIGE GEVOLGSCHADE. WIJ RADEN U TEN ZEERSTE AAN DAT U ZICH VERZEKERT TEGEN ALLE DERGELIJKE VORMEN VAN VERLIES, SCHADE, UITGAVE OF AANSPRAKELIJKHEID.

4. Kosten:

4.1. Voorschot/borg: we kunnen een voorschot/borg van 2 maanden huur opleggen en deze wordt door ons aangehouden zonder opbouw van rente als onderpand voor de uitvoering van al uw verplichtingen ingevolge een overeenkomst. Alle verzoeken tot teruggave moeten worden gedaan via email, waarna het voorschot/de borg of enig saldo binnen 30 dagen na beëindiging van uw overeenkomst aan u wordt teruggestort en wanneer uw rekening is vereffend. Wij brengen enige openstaande kosten en andere aan ons verschuldigde kosten in mindering voordat het saldo aan u wordt teruggestort. Wij kunnen u vragen een verhoogd voorschot te betalen indien de maandelijkse kosten voor onze diensten zijn gestegen bij verlenging, de opstaande kosten hoger zijn dan het aangehouden voorschot/de aangehouden borg en/of u herhaaldelijk verzuimt facturen tijdig te betalen.

4.2. Belastingen en heffingen: u gaat akkoord met het onverwijld betalen van (i) alle verkoop-, gebruiks-, consumptiebelastingen, accijnzen en enige andere belasting of vergoeding voor vergunningen die u verplicht bent aan enige overheidsinstantie te betalen (en, op ons verzoek, legt u ons bewijs van een dergelijke betaling voor) en (ii) enige door ons betaalde belastingen toegeschreven aan uw accommodatie, waar van toepassing, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, enige bruto-ontvangsten, huur- en toeristenbelastingen, belasting op roerende lichamelijke zaken, zegelrecht en andere documentaire belastingen en vergoedingen.

4.3. Betaling: wij streven continu naar het verkleinen van onze milieu-impact en ondersteunen u om hetzelfde te doen. Daarom versturen wij alle facturen elektronisch en verricht u betalingen via een geautomatiseerde methode zoals automatische overschrijving of creditcard, waar toegestaan in plaatselijke banksystemen.

4.4. Sleutels/badge: Een extra toegangsbadge kan aangevraagd worden aan €25/badge.  Bij verlies van badge/sleutel wordt er een kost aangerekend van €25 per sleutel/badge om deze te vervangen.

4.5. Niet-tijdige betaling: indien u de verschuldigde kosten niet tijdig betaalt, worden over alle openstaande saldi kosten in rekening gebracht. Elk door de klant verschuldigd bedrag, dat zeven dagen na de vervaldag niet betaald is, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling van de dienstverlener een intrest op van één procent per maand vanaf de vervaldag. De intrest van elke begonnen maand wordt voor een ganse maand aangerekend. Indien u enig deel van een door u verschuldigde factuur betwist, dient u het onbetwiste deel tegen de vervaldatum te betalen of u bent kosten verschuldigd wegens niet-tijdige betaling. Wij behouden ons tevens het recht voor services op te schorten (met inbegrip van, voor alle duidelijkheid, het recht u de toegang tot het center te ontzeggen, waar toepasselijk) zolang er enige kosten en/of rente openstaan of u inbreuk pleegt op een overeenkomst.

4.6. Ontoereikend saldo: bij retournering of weigering van betaling wegens ontoereikend saldo brengen wij kosten in rekening voor de bijkomende administratie.

4.7. Indexering: indien een overeenkomst loopt voor een termijn van meer dan 12 maanden hebben we het recht een verhoging van de maandelijkse kosten toe te passen op iedere jaardag van de aanvangsdatum volgens de toepasselijk inflatie-index.